يتم الصرف من بند المستهلكات لشراء المواد المستهلكة والنثريات الأخرى، وذلك من خلال سلفة الأبحاث (Petty Cash) التي لا تتعدى -/1000 د.ك. للسلفة الواحدة، ويكون الحصول على سلفة الأبحاث وصرفها وتسويتها وفقاً للضوابط التالية:

1. يتقدم الباحث الرئيس بطلب سلفة أبحاث وذلك باستخدام “نموذج طلب السلفة”، موضحاً به الإسم الرباعي ورقم الهوية الجامعية واسم البنك ورقم الحساب، مرفقاً به صورة عن بطاقته المدنية.
2. بعد اعتماد طلب السلفة من قبل قطاع الأبحاث يتم تحويل قيمة السلفة المطلوبة إلى حساب الباحث الرئيس أو تصرف له بشيك بناءً على رغبته.
3. لا يجوز الحصول على سلفة أبحاث قبل تسوية السلفة التي تسبقها.
4. لا يجوز ترحيل سلفة الأبحاث من سنه مالية إلى السنة المالية التالية.
5. توقف طلبات سلف الأبحاث اعتباراً من أول شهر يناير وحتى نهاية شهر مارس من كل عام.
6. يجب تسوية سلفة الأبحاث، وفقاً للمواعيد التي تحددها إدارة الجامعة (غالباً قبل نهاية شهر يناير من كل عام)، ويتم استقطاع قيمة السلفة من راتب الباحث الرئيس في حال عدم التسوية قبل ذلك الموعد.
7. لا يسمح بأكثر من ست سلف أبحاث كحد أقصى خلال السنة المالية الواحدة للبحث الواحد، وبالنسبة للأبحاث التي تتطلب طبيعتها شراء مواد مستهلكة كثيرة، يراعى الآتي:
   • الحرص على تخصيص السلف لشراء المواد الأساسية وخاصة تلك التي لها مدة صلاحية قصيرة.
   • الحرص على شراء المواد المستهلكة الأخرى مثل الكيماويات والزجاجيات وما شابه ذلك ‏من خلال الأمر المباشر، والتي لا تتعدى قيمة طلب الأصناف فيها -/2,000 د.ك.
8. يجوز إجراء تسوية نهائية لبند المستهلكات وذلك في نهاية فترة تنفيذ البحث، شريطة وجود وفورات مالية في بند المصروفات الجارية، على أن لا يتجاوز المبلغ -/1,000 د.ك.
9. يمكن للباحث الحصول على أكثر من سلفة بحثية لأكثر من مشروع شريطة أن لا يتعدى إجمالي هذه السلف -/2,000 د.ك.

1. يكون شراء احتياجات البحث وفقاً لما يتضمنه العقد المبرم مع قطاع الأبحاث مع مراعاة أن يقتصر الصرف على الآتي:

   • قطع الغيار (‏Spare parts‏) والقطع المكملة ‏‎(Accessories)‎‏ والإصلاحات البسيطة ‏والصيانة الخاصة بالأجهزة الصغيرة والوقود‎ ‎وغير ذلك من المصاريف النثرية.‏.

   • ‌المواد الكيميائية (Chemicals) والمواد التشغيلية والزجاجيات والسلع الاستهلاكية الأخرى.

   • حيوانات التجارب التي يتم شراؤها من السوق المحلي بحيث لا تزيد قيمة الفاتورة الواحدة عن -/150 د.ك.

   • ‌برامج الحاسوب (Software) على ألاّ يتعدى سعرها -/500 د.ك.، والقطع المكملة لأجهزة الحاسوب كوسائط التخزين والتوصيلات وأحبار الطابعات وغير ذلك من مستلزمات الحاسوب.

   • ‌التجهيزات المعملية غير المستهلكة، ويقوم قطاع الأبحاث بتسجيلها عهدة على الباحث وتُخطر إدارة شؤون التخزين بذلك.

   • ‌يجوز شراء الكتب ومجلدات المؤتمرات بحدٍ أقصى -/200 د.ك.، بعد التأكد من عدم توافرها لدى إدارة المكتبات، على أن لا يتم تسوية فواتير شراء هذه الكتب إلا بعد تسجيلها بإدارة المكتبات وإعطائها أرقام تسلسلية، ويُرفق ما يفيد ذلك مع طلب التسوية.

   • التحليلات الإحصائية (Statistical Analysis)، المقدمة من مكاتب الإستشارات في الجامعة، بحيث لا تزيد قيمتها عن -/500 د.ك. ، أما إذا تعدت هذه القيمة فينبغي التعاقد مع الجهة المزودة للخدمة كما نصت عليه المادة (16).

2. يتحمل قطاع الأبحاث تكاليف نشر الأوراق العلمية لنتائج  (Publication cost) البحث في الدوريات العلمية المحكمة بعد إعتمادها كإنتاجية (المادة 54) وفقاً للضوابط التالية:

   • يقوم الباحث الرئيس بالمطالبة بتكاليف النشر خلال فترة العمل في المشروع أو بعد استكماله ، ولا يجوز المطالبة بعد مضي عامين على انتهاء المشروع.
   • يتم صرف تكاليف النشر بعد إرفاق إما إشعار قبول الورقة العلمية للنشر في المجلة، أو نسخة من الورقة العلمية المنشورة، مع المطالبة، والفواتير أو المستندات الدالة على طريقة سداد تكاليف النشر .
   • ‌لا يتم التعويض عن التكاليف الإضافية “ للنشر العام” (Open Access) إلا في الحالات التالية:
     • أن يكون للمجلة عامل تأثير وفقاً لتقرير JCR (شبكة ISI للمعرفة).
     • أن يكون دفع التكاليف شرطاً للنشر.
   • لا يلزم تخصيص مبالغ لتكاليف النشر في ميزانية البحث.
   • ‌يلتزم الباحث بالقواعد الخاصة بنشر الإنتاجية العلمية لمشاريعه البحثية طبقاً لما ورد في عقد المشروع
   • في حال دفع تكاليف النشر من قبل شخص آخر، يتعين على الباحث الرئيس  الموافقة على التعويض واعتماد الفواتير والمستندات المقدمة.

1. يمكن تسوية سلفة الأبحاث جزئياً أو كلياً، وفي حال عدم صرف كامل مبلغ السلفة، يرد الرصيد المتبقي إلى صندوق الجامعة في إدارة الشؤون المالية تمهيداً لإلغاء مديونية الباحث في نهاية السنة المالية، وفي حال عدم رد الرصيد المتبقي، يتم خصم المبلغ من الراتب.

2. لا يقبل قطاع الأبحاث أية تسوية لسلفة الأبحاث تتعارض مع اللوائح المالية للإدارة والجامعة.

3. عند تسوية سلفة الأبحاث يجب مراعاة الآتي:

   • يقدم الباحث الرئيس طلب تسوية سلفة الأبحاث مرفقاً به جميع القوائم (الفواتير) الأصلية محررة باسم جامعة الكويت.
   • ‌يجب توقيع وختم جميع الفواتير من قبل الباحث الرئيس مع ذكر تاريخ استلام الأصناف المدرجة بها.
   • يجب إرفاق سند قبض للفواتير غير النقدية (non-cash).
   • ‌يجب أن لا تتجاوز قيمة الفاتورة الواحدة -/500 د.ك.، إلا بناءً على موافقة مسبقة من قطاع الأبحاث.
   • ‌يجب أن تعتمد جميع الفواتير المقدمة للتسوية من قبل إدارة شؤون التخزين مع توضيح ما إذا كانت الأصناف المدرجة مستهلكة أم مستديمة.
   • ‌في حال شراء أصناف مستديمة (غير مستهلكة) يجب إدراج هذه الأصناف في عهدة الباحث وتقديم ما يثبت ذلك مع طلب تسوية السلفة.
   • يجب أن تكون الفواتير صادرة عن مشتريات لاحقة لبدء العمل بالمشروع وفي ذات السنة المالية للسلفة، كما يتعين مراعاة التسلسل الزمني لتاريخ صرف السلفة والمستندات المرفقة في التسوية.
   • في حال الدفع عن طريق بطاقات الائتمان يجب تقديم كشف حساب يوضح طبيعة تلك المدفوعات وتواريخها.

1. يجوز للباحث الاستعانة بالخدمات الاستشارية والتحليلات الإحصائية التي تقدمها مكاتب الإستشارات والتدريب في الجامعة، ويراعى الآتي في حال تعدي المبلغ المرصود لـ-/500 د.ك.:

   • ذكر مبررات الاستعانة في مشروع البحث مع إرفاق مقترح مقدم من مكتب الاسشارات المعني يوضح النواحي الفنية والمالية للخدمات المطلوبة.

   • تقدم الخدمات الاستشارية والتحليلات الإحصائية بموجب عقد بين الباحث الرئيس والجهة المنفذة.

   • ‌يتعين على الباحث تزويد قطاع الأبحاث بصورة عن العقد حين إبرامه، وذلك ليتسنى حجز المبلغ المتعاقد عليه من الميزانية المخصصة لبند المستهلكات.

   • ‌يقوم قطاع الأبحاث باتخاذ ما يلزم لتحويل المستحقات المالية حسب بنود العقد إلى حساب المكتب الاستشاري مباشرة بموجب طلب من الباحث يرفق معه المستندات التالية:

     • خطاب من الباحث الرئيس يفيد بأن الخدمات المطلوبة قد تم إنجازها حسب ما ورد في العقد، وعليه وجب دفع المستحقات المطلوبة.
     • مطالبة رسمية من المكتب الاستشاري بالدفع مع توضيح رقم الحساب والبيانات البنكية.
     • صورة من العقد المبرم بين الباحث والمكتب الاستشاري.
2. تكون الاستعانة بالخدمات الاستشارية والتحليل التي تقدمها جهات استشارية خارج الجامعة عن طريق استدراج عروض من خلال إدارة المشتريات.

1. يمنح الباحث مكافأة تشجيعية ترصد ضمن ميزانية مشروع البحث حسب المدة الزمنية، بحيث تصرف بواقع:

   • -/250 د.ك. عن السنة الأولى.

   • -/150 د.ك. عن السنة الثانية.

   • -/100 د.ك. عن السنة الثالثة.

2. تخصص المنحة للصرف على المستلزمات النثرية والتي تتضمن الأدوات المكتبية والقرطاسية والأجهزة الصغيرة والمستهلكات التي لا تتعدى قيمتها -/25 د.ك. ، بالإضافة إلى المراجع والكتب العلمية
3. لا يتعين تقديم مستندات دالة على صرف مبلغ المنحة.
4. يجب ألا يتم إدراج المستلزمات النثرية (والتي ذكرت في البند 2) ضمن تسوية سلف الأبحاث المؤقتة.